„Cherry Team“ sukurta dokumentų valdymo sistema – unikalus įrankis, kuris leidžia įvairioms įmonėms ir organizacijoms efektyviai ir saugiai tvarkyti savo dokumentus. Ši sistema turi daugybę funkcijų, kurios palengvina dokumentų srautą, leidžia greičiau atlikti bet kokias dokumentų tvarkymo procedūras, palengvina bendradarbiavimą su kolegomis bei užtikrina aukštą duomenų saugumo lygį. Ši dokumentų valdymo sistema leidžia atlikti visas pagrindines dokumentų tvarkymo funkcijas – juos kurti, tvarkyti ar pasirašyti – vienoje platformoje ir bet kuriame įrenginyje.
Dokumentų automatizavimas – paprastas ir greitas būdas palaikyti dokumentų tvarką
Nepriklausomai nuo įmonės ar organizacijos dydžio ir veiklos pobūdžio, jos egzistavimas neįsivaizduojamas be dokumentų ir jų tvarkymo. Dokumentų automatizavimas gali supaprastinti visą šį reikalą, gali padėti sutaupyti brangaus laiko, žmogiškųjų resursų ir, be abejo, pinigų, nes dokumentų tvarkymo darbai, kuriuos paprastai atlieka pasamdytas darbuotojas ar keli darbuotojai, dabar gali būti atlikti keliais paspaudimais, naudojantis naująja „Cherry Team“ dokumentų valdymo sistema.
„Cherry Team“ dokumentų valdymo sistema leidžia greitai ir lengvai atlikti svarbiausias dokumentų tvarkymo funkcijas.
Kūrimas / rengimas. Naudojantis šia dokumentų valdymo sistema galima lengvai sukurti reikiamą dokumentą, pasitelkus automatinius, jau sugeneruotus, šablonus. Dokumentų rengimą palengvina tai, kad sistema palaiko kelias kalbas (ne tik lietuvių), į ją yra integruoti vertingi įrankiai, tokie kaip dinaminiai kintamieji, išdėstymo pasirinkimai ir sąlygos. Dokumentų valdymo sistema suteikia galimybę saugoti dokumentus vienoje vietoje (platformoje), taip pat leidžia lengvai organizuoti ir kategorizuoti dokumentus pagal skirtingus kriterijus. Tai reiškia, kad sukūrus dokumentą sistemoje, jį vėliau, prireikus, bus lengviau surasti.
Peržiūra. Naudojantis dokumentų valdymo sistema, prireikus galima peržiūrėti visus gautus dokumentus. Taip pat tuos dokumentus, kurie buvo sukurti naudojantis šia dokumentų sistema.
Tvirtinimas. Galima lengvai ir greitai patvirtinti dokumentus internete. Dokumentų valdymo sistemoje yra integruoti elektroninių parašų ir dokumentų teisių valdymo įrankiai, suteikiantys galimybę saugiai patvirtinti, pasirašyti ir kontroliuoti, valdyti dokumentus tiesiogiai iš platformos.
Sekimas. Ši funkcija leidžia sekti ir peržiūrėti dokumento būseną – tai itin prisideda prie efektyvaus dokumentų valdymo ir organizacijos procesų optimizavimo. Be to, galimybė sekti dokumento būseną leidžia užtikrinti dokumento skaidrumą (darbuotojai ir vadovai gali stebėti dokumentų judėjimą), laiku sutvarkyti visus reikalingus dokumentus, numatyti darbo srautus (svarbu, kai reikia valdyti projektus, laikotarpius arba kitus procesus, susijusius su dokumentų tvarkymu) bei užtikrinti saugumą (duomenys yra prieinami tik tiems, kam tai yra leidžiama ar kam jie yra skirti).
Saugojimas ir tvarkymas. Dideliu privalumu galima laikyti tai, kad naudojantis šia sistema dokumentus galima pasiekti iš bet kurios vietos ir įvairių įrenginių – tiek kompiuterio, tiek išmaniojo telefono, tiek ir planšetinio kompiuterio. Tai reiškia, kad darbuotojai gali dirbti efektyviai, net jei yra ne biure. Be to, ši sistema leidžia ir saugoti dokumentus.
Taigi dokumentų valdymo sistema – su visomis į ją integruotomis funkcijomis – teikia įmonei ar organizacijai didelę pridėtinę vertę, nes padeda sklandžiai valdyti dokumentų srautą, optimizuoti procesus ir užtikrinti geresnį bendradarbiavimą. Tai yra esminis įrankis moderniam dokumentų valdymui.
Kaip veikia dokumentų valdymo sistema?
„Cherry Team“ sukurtos dokumentų valdymo sistemos valdymas yra labai paprastas ir lengvai išmokstamas. Pagrindinė veiksmingo dokumentų valdymo sudedamoji dalis yra vaidmenimis grįsta prieiga. Vadovas (ar įmonės savininkas) nusprendžia, kam bus suteiktos dokumentų rengimo, redagavimo ar pasirašymo teisės arba visas tas teises pasilieka sau ir pats gali kada panorėjęs tvarkyti bei valdyti dokumentus.
O jeigu įmonėje vis dėlto yra paskirtas asmuo, atsakingas už dokumentų valdymą, jam tereikia prisijungti prie savo paskyros „Cherry Team“ svetainėje ir atlikti pageidaujamus veiksmus – dokumentus kurti, peržiūrėti, stebėti, pasirašyti, tvarkyti ar tiesiog atrasti reikalingus.
Tad naudojantis dokumentų valdymo sistema galima automatizuoti visos komandos prisijungimus ir visus kitus svarbius duomenis. O svarbiausia, jeigu reikės, atitinkamus dokumentus galima sugeneruoti automatiškai ir iš atlyginimo skaičiuoklės – dar vieno patogaus „Cherry Team“ sukurto šiuolaikinio efektyvaus įrankio.
Be to, „Cherry Team“ nuolat stengiasi tobulinti ir atnaujinti dokumentų valdymo sistemą, kad galėtų vartotojams pasiūlyti naujausias funkcijas, geriausią naudojimo patirtį ir sistemos atitikimą naujausiems teisės aktų reikalavimams.
Kad įsitikintumėte, ar nauja dokumentų valdymo sistema jums tinkama ir reikalinga, „Cherry Team“ dovanoja galimybę VIENĄ mėnesį dokumentų valdymo sistema pasinaudoti ir jos funkcijas išbandyti NEMOKAMAI. Jei kyla klausimų, galite peržiūrėti „Youtube“ talpinamus vaizdo įrašus, kaip naudotis visomis „Cherry Team“ sukurtomis sistemomis, arba su klausimais kreiptis į mūsų komandą, kuri visada pasiruošusi padėti.
Kodėl verta naudotis nauja dokumentų valdymo sistema?
Kadangi tiek laikas, tiek žmogaus pajėgumai yra riboti, dokumentų valdymo sistema gali puikiai padėti laiku ir be didelių pastangų susitvarkyti visus dokumentus. Tačiau greitis ir tvarkingi dokumentai – dar ne viskas.
Efektyvumas. Automatizuoti dokumentų procesai padeda greičiau įvykdyti užduotis, mažina žmogiškųjų klaidų riziką ir pagerina darbo efektyvumą. Duomenys ir dokumentai gali būti lengvai pasiekiami, bendrinami ir atnaujinami realiuoju laiku, skatinant sklandų informacijos srautą įmonėje. Be to, ši moderni sistema leidžia sutaupyti laiką, atlikti daugiau darbų per mažesnį laiko tarpą ir optimizuoja bendrą darbo srautą.
Mažiau klaidų. Automatizuoti procesai mažina klaidų riziką, nes sistema gali atlikti pasikartojančias užduotis tiksliai, be žmogiškųjų klaidų ar kitokių netikslumų. Tai ypač svarbu, kai kalbama apie jautrius duomenis. Be to, greitas tempas ir skuba irgi didina klaidų tikimybę, tačiau naudojimasis sistemoje esančiais dokumentų šablonais – klaidų tikimybę sumažina.
Geresnė duomenų sauga ir kontrolė. Automatizuoti dokumentų valdymo įrankiai suteikia geresnę kontrolę ir saugumą, užtikrina, kad tik tie, kurie turi teisę, galėtų gauti, redaguoti arba tvarkyti tam tikrus dokumentus. Tai prisideda prie didesnio duomenų patikimumo ir padeda užtikrinti visus duomenų apsaugos reikalavimus.
Mažesni administraciniai kaštai. Dokumentų automatizavimas sumažina administracinius kaštus, nes programinė įranga gali atlikti pasikartojančias užduotis, suteikiant galimybę žmogui skirti laiką sudėtingesniems ir svarbesniems uždaviniams.
Būtina akcentuoti ir tai, kad dokumentų valdymo sistema remiasi elektroniniu dokumentų tvarkymu, tokiu būdu prisidėdama prie popieriaus vartojimo mažinimo ir neigiamo poveikio aplinkai. Tad apsispręsdami naudotis šiuo moderniu įrankiu, ne tik būsite šiuolaikiški, ne tik sutaupysite laiko, bet ir būsite priėmę draugišką aplinkai sprendimą. Tad įrankis vienas, o naudų – daug.
„Cherry Team” dokumentų valdymo sistema – tai ne tik patogus būdas tvarkyti dokumentus, bet ir modernus įrankis, kuris prisideda prie organizacijos efektyvumo didinimo ir sklandaus darbo. Kitaip sakant, naudodamos dokumentų valdymo sistemą organizacijos ar įmonės gauna skaitmeninį partnerį, padedantį išnaudoti visus šios platformos teikiamus pranašumus – kokybiškai ir saugiai valdyti dokumentus. Tad šią dokumentų valdymo sistemą turi pasirinkti įmonės, siekiančios aukštos kokybės dokumentų tvarkymo ir norinčios išvien žengti su pažanga. „Cherry Team” vadovas Gytis Paulavičius ir komanda neabejoja, kad jų sukurta dokumentų valdymo sistema skirta tiems, kurie nori, kad jų verslas būtų neatsiejamas nuo tvarkos, saugumo ir inovacijų.
