Biuro vieta iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti gana paprastas pasirinkimas. Susirandi tinkamo dydžio patalpas, įvertini nuomos kainą, pasirašai sutartį ir kraustaisi. Tačiau realybėje biuro nuoma Vilniuje kelia gerokai daugiau klausimų. Ar darbuotojams bus patogu atvykti? Kur jie statys automobilius? Ar šalia bus vietų pietums? O gal už patogią vietą teks mokėti tiek, kad biuro išlaikymas taps rimta našta?

Dar viena dilema – kurią miesto dalį rinktis. Vienam verslui būtinas centras, kitam puikiai tiks miegamasis rajonas, o trečiam geriausiu sprendimu gali tapti miesto pakraštys ar net užmiestis. Tad universalaus atsakymo nėra. Biurų nuoma turėtų prasidėti ne nuo gražių patalpų nuotraukų, o nuo klausimo, kaip ir kas šiame biure dirbs kiekvieną dieną.

Biuras centre – prestižas ir miesto gyvenimas už durų

Vilniaus centras turi vieną sunkiai paneigiamą pranašumą – čia daug kas pasiekiama gana greitai. Restoranai, kavinės, viešbučiai, įvairios paslaugos, valstybinės įstaigos ir kitų įmonių biurai dažnai yra netoliese. Tai ypač aktualu verslams, kurių darbuotojai dažnai susitinka su klientais ar partneriais.

Centras taip pat gali būti patrauklus darbuotojams, kurie važinėja viešuoju transportu, dviračiais arba gyvena centrinėje miesto dalyje. Po darbo galima nueiti į renginį, susitikti su draugais ar tiesiog pėsčiomis pasiekti senamiestį.

Tačiau ar centras automatiškai reiškia geriausią pasirinkimą? Ne.

Vienas didžiausių iššūkių gali būti automobiliai. Parkavimo vietų skaičius ribotas, o jų kaina gali tapti papildomomis įmonės arba darbuotojo išlaidomis. Piko metu aktualios ir spūstys. Todėl darbuotojui, gyvenančiam toliau nuo centro ir kasdien važiuojančiam automobiliu, prestižinis adresas nebūtinai atrodo toks patrauklus.

Vertinant biurą centre, verta pasitikrinti kelis dalykus:

• kiek darbuotojų realiai naudosis automobiliais;

• ar prie biuro yra darbuotojams skirtų stovėjimo vietų;

• kaip patogu atvykti viešuoju transportu;

• ar aplink yra nebrangių pietų vietų;

• kiek laiko darbuotojai sugaiš kelionėms piko metu;

• ar klientams bus paprasta surasti biurą ir prie jo atvykti.

Tai smulkmenos? Tikrai ne. Jos kartojasi penkias dienas per savaitę, todėl ilgainiui tampa labai svarbios.

Miegamasis rajonas gali būti praktiškesnis, nei atrodo

Pasakius „biuras Vilniuje“, daugelis vis dar pirmiausia pagalvoja apie centrą arba didžiuosius verslo rajonus. Tačiau ofiso nuoma Vilniuje nebūtinai turi apsiriboti šiomis miesto dalimis.

Miegamieji rajonai turi savų privalumų. Čia gali būti lengviau rasti patalpas su patogesniu privažiavimu, daugiau parkavimo galimybių ar mažesnėmis bendromis išlaidomis. Aplink taip pat gyvena daug potencialių darbuotojų.

Įsivaizduokime įmonę, kurios didžioji komandos dalis gyvena vienoje miesto pusėje. Ar tikrai racionalu visiems kiekvieną rytą važiuoti į centrą ir vakare grįžti atgal?

Nebūtinai.

Biuras gyvenamajame rajone kai kuriems darbuotojams gali sutrumpinti kelionę į darbą. O trumpesnė kelionė reiškia daugiau laiko sau. Tai ypač aktualu žmonėms, kurie rytais veža vaikus į mokyklą ar darželį.

Užmiestis – daugiau erdvės už tą patį biudžetą?

Dar prieš kelerius metus biuras užmiestyje daliai įmonių galėjo skambėti neįprastai. Tačiau pasikeitus darbo įpročiams, šis variantas vertas dėmesio. Ypač tada, kai darbuotojai biure būna ne kiekvieną dieną.

Užmiestyje arba miesto pakraštyje galima ieškoti didesnių patalpų, patogaus parkavimo ir paprastesnio privažiavimo automobiliu. Kai kurioms įmonėms svarbu turėti ne tik darbo stalus, bet ir sandėliavimo, demonstravimo ar technines patalpas. Tokiu atveju centras gali būti ne tik brangus, bet ir tiesiog nepraktiškas.

Kita vertus, čia atsiranda kita problema – susisiekimas.

Jeigu biurą patogu pasiekti beveik tik automobiliu, įmonė netiesiogiai sukuria papildomą reikalavimą darbuotojams. Ne kiekvienas turi automobilį. Ne kiekvienas nori kasdien vairuoti. O jaunesniems darbuotojams geras viešasis transportas gali būti vienas svarbiausių darbo vietos pasirinkimo kriterijų.

Todėl užmiesčio biuras labiausiai pasiteisina tada, kai jo vieta dera su komandos gyvenamąja vieta ir darbo pobūdžiu.

Nuomos kaina nėra vienintelė biuro kaina

Ieškant patalpų, labai lengva pradėti lyginti vieną skaičių – mėnesio nuomos kainą. Tačiau tai gali klaidinti.

Tarkime, vienas biuras kainuoja mažiau, bet darbuotojams reikia mokamų parkavimo vietų. Kitas kainuoja daugiau, tačiau dalis komandos gali atvykti viešuoju transportu ir automobilių stovėjimo vietų beveik nereikia. Trečias biuras yra užmiestyje, bet įmonė turi pasirūpinti papildomu transportu.

Kuris variantas pigiausias?

Vien iš nuomos kainos to pasakyti neįmanoma.

Vertinant biurų nuomą, naudinga skaičiuoti bendrą darbo vietos išlaikymo kainą. Į ją gali patekti komunaliniai mokesčiai, administravimo išlaidos, parkavimas, internetas, apsauga, patalpų priežiūra ir kitos paslaugos.

Svarbi ir pati erdvė. Pigus 300 kvadratinių metrų biuras nėra geras sandoris, jeigu realiai įmonei reikia tik 180 kvadratinių metrų. Mokėti už nenaudojamus kabinetus ar tuščias darbo vietas nėra racionalu.

Darbuotojų gyvenamoji vieta gali parodyti atsakymą

Prieš pradedant biuro paiešką, verta atlikti labai paprastą analizę. Nebūtina žinoti tikslių darbuotojų adresų. Pakanka suprasti, kuriose miesto dalyse gyvena didžioji komandos dalis ir kokiu transportu žmonės paprastai keliauja.

Žemėlapyje rezultatas kartais pasimato labai aiškiai.

Jeigu darbuotojai išsibarstę po visą Vilnių, logiška ieškoti vietos, kuri būtų gerai pasiekiama iš skirtingų miesto dalių. Jeigu dauguma gyvena šiaurinėje ar vakarinėje miesto dalyje, gali būti prasminga dairytis būtent ten.

O kas, jeigu pusė komandos dirba nuotoliniu būdu?

Tuomet situacija vėl keičiasi. Įmonei gali nebereikėti tiek darbo vietų, kiek yra darbuotojų. Vietoje didelio tradicinio biuro galima daugiau dėmesio skirti susitikimų kambariams, bendroms darbo erdvėms ir vietoms komandiniam darbui.

Todėl ofiso nuoma Vilniuje šiandien glaudžiai susijusi ir su įmonės darbo modeliu.

Klientams svarbi vieta, bet ne visada prestižinis adresas

Jeigu biure reguliariai lankosi klientai, vietos pasirinkimas tampa dar svarbesnis. Vis dėlto prestižinis adresas ir patogus adresas nėra tas pats.

Klientui dažnai svarbiau, kad biurą būtų lengva surasti, prie jo būtų galima privažiuoti ir nereikėtų dvidešimt minučių ieškoti automobilio stovėjimo vietos.

Žinoma, yra veiklų, kurioms centrinė vieta gali būti reikšminga įvaizdžio dalis. Konsultacijų, teisinių, finansinių ar kitų profesionalių paslaugų įmonės gali norėti būti arti savo klientų ir verslo partnerių.

Tačiau įmonėms, kurių klientai biure beveik nesilanko, mokėti daugiau vien už adresą gali būti mažiau prasminga.

Čia verta užduoti paprastą klausimą: kam iš tiesų reikalingas mūsų biuras?

Jeigu pirmiausia darbuotojams, prioritetu turėtų tapti jų kasdienis patogumas. Jeigu klientams – svarbus pasiekiamumas. Jeigu biuras atlieka reprezentacinę funkciją, vietos įvaizdis įgauna daugiau svorio.

Biuro vieta daro įtaką ir darbuotojų kasdienybei

Geras biuras nėra vien stalas, kėdė ir kavos aparatas. Svarbu ir tai, kas vyksta už pastato durų.

Kur darbuotojai pietaus? Ar šalia yra parduotuvė? Ar galima išeiti trumpam pasivaikščioti? Ar netoliese yra sporto klubas, kavinė, vaistinė ir kitos kasdienės paslaugos?

Centre tokių pasirinkimų paprastai būna daugiau. Tačiau ir daugelis gyvenamųjų rajonų šiandien turi gana išplėtotą paslaugų infrastruktūrą. Užmiestyje situacija gali būti kitokia, todėl ją verta įvertinti dar prieš pasirašant nuomos sutartį.

Biuras gali atrodyti puikiai per penkiolikos minučių apžiūrą. Tikrasis jo patogumas paaiškėja tada, kai ten reikia praleisti visą darbo dieną.

Prieš pasirašant sutartį verta išbandyti maršrutą

Vienas paprasčiausių būdų patikrinti potencialią biuro vietą – nuvažiuoti iki jos tuo metu, kai realiai vyktumėte į darbą.

Ne sekmadienį. Ne vidury darbo dienos. O, pavyzdžiui, antradienį 8 valandą ryto.

Tada galima pamatyti realią situaciją. Kur formuojasi spūstys? Ar lengva įvažiuoti į automobilių stovėjimo aikštelę? Kiek laiko užtrunka kelionė nuo artimiausios viešojo transporto stotelės?

Tą patį verta pakartoti vakare.

Dar geriau, jeigu vietą išbando keli darbuotojai, gyvenantys skirtingose Vilniaus dalyse. Jų patirtys gali labai skirtis.

Taigi kur ieškoti biuro Vilniuje?

Vieno atsakymo nėra. Ir tai nėra bandymas išsisukti nuo klausimo. Tiesiog skirtingoms įmonėms tinka skirtingos vietos.

Centras gali būti patogus verslui, kuriam svarbūs susitikimai, miesto infrastruktūra ir geras susisiekimas viešuoju transportu. Miegamasis rajonas gali tapti praktišku kompromisu tarp kainos, parkavimo ir darbuotojų kelionių. Užmiestis ar miesto pakraštys gali tikti įmonei, kuriai reikia daugiau erdvės, lengvo privažiavimo automobiliu arba papildomų patalpų.

Todėl biuro nuoma Vilniuje neturėtų prasidėti nuo klausimo „kur gražiausias biuras?“. Geresnis klausimas – „kur mūsų komandai bus patogu dirbti artimiausius kelerius metus?“.

Kai atsakymas aiškus, ir biurų nuoma tampa paprastesnė. Nebereikia vertinti šimtų skirtingų variantų. Galima atsirinkti konkrečias miesto dalis, nusistatyti biudžetą ir tik tada lyginti patalpas. O gerai pasirinktas biuras ilgainiui tampa ne vien adresu įmonės rekvizituose. Jis tampa vieta, į kurią žmonėms nereikia kas rytą prisiversti važiuoti.