Finansų skyrius kiekvieną mėnesį apdoroja šimtus dokumentų – sąskaitos faktūros, tiekėjų sutartys, audito ataskaitos. Kiekvienas dokumentas reikalauja pasirašymo, o tai reiškia spausdinimą, ranka pasirašymą, skenavimą ir siuntimą.

Elektroninis parašas keičia šią rutiną. Dokumentų pasirašymas tampa greitesnis – finansų komanda sutaupo iki 80 proc. laiko ir sumažina klaidų riziką. Šiame straipsnyje papasakosime, kaip finansų sektoriuje naudoti elektroninį parašą saugiai ir efektyviai.

Kokie finansiniai dokumentai gali būti pasirašyti elektroniniu parašu?

Lietuvoje finansų srityje didžioji dalis dokumentų gali būti pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu:

Kasdieniai dokumentai:

• Sąskaitos faktūros (išrašytos ir gautos)

• Banko mokėjimo pavedimai

• Tiekėjų sutartys ir paslaugų teikimo sutartys

• Avansų ir komandiruočių ataskaitos

Ataskaitos ir deklaracijos:

• Buhalterinės ir finansinės metinės ataskaitos

• Mokesčių deklaracijos (PVM, pelno mokestis, GPM)

• Vidaus audito dokumentai

• Biudžetai ir finansiniai planai

Teisinis finansinių dokumentų statusas

Pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus, kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas. Tai reiškia, kad kasdieniai finansiniai dokumentai – sąskaitos faktūros, sutartys su tiekėjais, vidaus dokumentai – pasirašyti elektroniniu parašu yra visiškai teisiškai galiojantys.

Išimtys taikomos tik specifiniams dokumentams, tokiems kaip nekilnojamojo turto sandoriai ar tam tikri reorganizavimo dokumentai, kurie reikalauja notarinio patvirtinimo.

Kaip elektroninis parašas pagerina finansų procesus?

Greičiau apdorojamos sąskaitos faktūros

Tradicinis procesas: sąskaita gaunama el. paštu → spausdinama → pasirašoma → skenuojama → siunčiama. Vidutiniškai užtrunka 1–2 dienas.

Su elektroniniu parašu: sąskaita gaunama → pasirašoma per „Dokobit“ → išsiunčiama per kelias minutes. Sutaupoma iki 90 proc. laiko.

Mažiau klaidų

Rankinis sąskaitų faktūrų apdorojimas lemia klaidas: neteisingai įvesti skaičiai, prarastos sąskaitos, dvigubi mokėjimai. Elektroninis dokumentų pasirašymas su automatine versijų kontrole sumažina šių klaidų riziką.

Geresnė kontrolė ir audito pėdsakas

Kiekvienas elektroniniu parašu pasirašytas dokumentas turi:

• Tikslią laiko žymą – kada dokumentas buvo pasirašytas

• Pasirašiusiojo asmens duomenis

• Dokumento vientisumą – jei kas nors pakeistų dokumentą po pasirašymo, tai būtų akivaizdžiai matoma

• Pilną istoriją – kas, kada ir kokiu tikslu pasirašė

Tai neįkainojama audito ir vidaus kontrolės požiūriu.

Nuotolinis darbas

Finansų darbuotojai gali pasirašyti dokumentus iš bet kurios vietos – iš namų, kelionės, ar net atostogų. Nebereikia grįžti į biurą vien tam, kad pasirašytumėte vieną sąskaitą.

Kaip įdiegti elektroninį parašą finansų skyriuje?

Nustatykite pasirašymo įgaliojimus – apibrėžkite, kas ir kokius dokumentus gali pasirašyti. Finansų direktorius tvirtina sutartis, vyriausiasis buhalteris – sąskaitas faktūras, buhalteriai – išlaidų dokumentus.

Integruokite su buhalterine programa – „Dokobit“ siūlo API integracijoms su „Konta”, „Rivilė”, „Merit Aktiva” ir kitomis sistemomis. Pasirašykite dokumentus nenueidami iš įprastos darbo aplinkos.

Mokykite komandą – „Dokobit“ siūlo nemokamus apmokymus finansų komandoms.

Sukurkite tvarkos aprašą – dokumentuokite procesą: kaip pasirašomi, kaip saugomi dokumentai, kas daryti klaidos atveju.

Saugumo aspektai finansiniuose dokumentuose

Finansiniai dokumentai turi konfidencialią informaciją, todėl saugumas kritiškai svarbus:

• Šifravimas – „Dokobit“ šifruoja dokumentus perduodant (TLS) ir saugant (AES-256)

• Prieigos kontrolė – nustatykite, kas gali matyti ir pasirašyti konkrečius dokumentus

• Dviejų faktorių autentifikacija – įjunkite 2FA visai finansų komandai

• Audito žurnalai – sistema saugo pilną veiklos istoriją: kas, kada ir kokius dokumentus pasirašė

Kaip tai veikia praktiškai?

Pavyzdys: Tiekėjas atsiuntė sąskaitą faktūrą už 5 000 eurų.

1. Buhalteris įkelia PDF į „Dokobit“ platformą

2. Pasirašo kvalifikuotu elektroniniu parašu

3. Sistema automatiškai išsiunčia pasirašytą sąskaitą tiekėjui ir finansų direktoriui

4. Dokumentas išsaugomas įmonės dokumentų valdymo sistemoje

5. Visa operacija užtrunka 2–3 minutes (vietoj kelių dienų)

VMI ir elektroninis parašas

Valstybinė mokesčių inspekcija aktyviai skatina naudoti elektroninį parašą. Visos deklaracijos VMI sistemoje privalo būti pasirašytos kvalifikuotu elektroniniu parašu. „Dokobit“ užtikrina, kad jūsų parašas atitinka visus VMI reikalavimus.

Išvados

Finansinių dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu – tai ne tik laiko taupymas, bet ir saugumo, kontrolės bei lankstumo didinimas. Šiandien didžiosios įmonės Lietuvoje jau naudoja šį sprendimą kasdienėje veikloje, o mažosios pradeda sekti jų pavyzdžiu.

Jei jūsų finansų skyrius vis dar spausdina, pasirašo ranka ir skenuoja šimtus dokumentų per mėnesį – laikas keisti procesus. Elektroninis parašas šiandien yra ne tik įmanomas, bet ir būtinas norint išlikti konkurencingiems.